Prisjusterer millioner av deler med noen tastetrykk

Rundt 1,6 millioner deler med egne varenumre er nemlig registrert i systemet til Akershus Traktor AS som har 20 avdelinger i Norge og 20 forhandlere. Årlig selger de egne avdelingene deler for rundt 200 millioner kroner.

Kontroll er viktig

Siden 2017 har Akershus Traktor brukt ERP-løsningen DSM som leveres av selskapet JMA. ERP-systemet benyttes aktivt for å holde kontroll på ting som eget varelager, innsikt i deler ved andres lager, internt i egen gruppe eller hos leverandørene og priser. Ikke minst justering av priser som, dessverre må man nesten si, det har vært avgjørende å ha stålkontroll på de senere årene.

I kjølvannet av pandemien og konsekvenser av krig i Ukraina og energikrise, har prisene på en rekke varer variert voldsomt. Bedrifter risikerer lav avanse, eller i verste fall å selge med tap, dersom man ikke justerer for eksempel reservedeler til rett pris. Og med så stort varesortiment, er man avhengig av å ha kontroll. Så lenge delene har varenummer, og leverandørene oppdaterer prisene i systemet/sender justeringer, oppdateres de nye prisene i Akershus Traktors systemer på noen få minutter.

- Etter at vi satte dette i system, har vi økt dekningsbidraget på deler med 2%. Vi hadde ikke fått til det om vi hadde solgt på gamle priser. Tidligere justerte vi prisene én gang i året, men nå er vi oppe i tre-fire prisjusteringer i året, sier ettermarkedssjef deler hos Akershus Traktor, Sigurd Kvisla.

Intern utnyttelse

ERP-systemet DSM er basert på Microsoft Dynamics 365 Business Central, utviklet av JMA og spesialtilpasset maskinforhandlere. JMA er et dansk selskap, men har to ansatte i Norge, og daglig leder Lars Søyland sier anlegg- og transportbransjene er satsningsområder for deres DSM-system. I Norge er Akershus Traktor deres største kunde.

Selv om de fleste delene ligger ute hos leverandørenes lagre ulike steder i Europa og verden for øvrig, har Akershus Traktor mellom 60.000 og 70.000 ulike artikkelnumre liggende på egne lagre. Foruten å ha kontroll på varer i eget hus og å bestille fra leverandørene, benytter Akershus Traktor-avdelingene systemet for å se om deler de trenger er hos noen av de andre avdelingene. Dersom man har en reservedel liggende som det omsettes få av, kan man legge inn at andre avdelinger ikke kan bestille den samme delen fra leverandør uten først å få vite at den allerede finnes hos en annen avdeling i Norge.

- Med denne funksjonen har vi fått ned beholdningen av ukurante varer for en verdi av 600.000 til 700.000 kroner. Rett og slett ved å utnytte hverandre på en bedre måte, sier Kvisla.

Alt må registreres

Han legger til at DSM-løsningen også bidrar til å ikke «miste deler» i salgsprosesser, for eksempel. Når selgere selger kostbare produkter som en traktor, kan man ved noen anledninger gi med en reservedel eller to som en del av handelen. Før kunne disse delene tas ut, men ikke registreres, noe som krevde mye research for å finne ut av i ettertid, men sånn er det ikke lenger.

- Nå får man ikke ut deler uten å registrere dem i systemet, uansett om de betales med full pris eller er en del av et større salg. Men da har vi fremdeles full kontroll på at de er en del av handelen, og hentet ut av lageret, sier ettermarkedssjefen.

Han vil påpeke én ting til. Innføringer av nye IT-systemer er ikke alltid synonymt med jubel og ballonger, men DSM-løsningen som de har brukt i noen år nå, har vært greit å komme inn i.

- Jeg har holdt på med dette i 30 år nå, og tidligere måtte man være IT-geni for å bruke systemene. Om IT-sjefen sluttet, måtte man punsje inn alt på nytt! I denne løsningen legges det opp til at vi skal klare oss mest mulig selv, og det er en logikk i det. Vi hadde to kurs, hver på fire timer, til opplæring. Jeg har vært borti at vi har sittet i et halvt år for å lære nye systemer. I tillegg har vi alt vi trenger i én pakke her ettersom systemet er spesialisert mot bransjen, skryter Kvisla.

Spesialisert

For JMAs Lars Søyland er dette selvsagt hyggelige ord. Han bekrefter at DSM som ERP-løsningen altså heter, er spesialutviklet for bedrifter som spesialiserer seg mot bedrifter som maskinforhandlere med mye deleoppfølging. Alt med serienummer kan man hente ut historikk fra. For eksempel en traktor, alle deler som er handlet og skiftet på den bestemte traktoren, alle salgssummene ved videresalg og annen historikk som service etc. At løsningen er spesialisert mot denne type kunder, gjør oppgraderinger enklere ved at alle får de samme oppgraderingene og nye funksjonene. Søyland føler seg sikker på at kontroll er helt nødvendig om man skal drive godt og lønnsomt, og han har en liten skryteliste å komme med på tampen:

- Alle våre kunder går med overskudd, og jeg håper JMA er med på å påvirke selskapene til å ta gode beslutninger, sier Søyland i JMA.