TMS hos Allkopi

Ordene tilhører distribusjonsleder Geir Ryden Jensen i Allkopi AS. Selskapet er landets største leverandør av grafiske tjenester, der oppdragenes størrelse spenner mellom alt fra visittkort til bannere på 3x6 meter til messer og byggeplasser.

I likhet med en rekke andre bedrifter har Høvik-bedriften funnet ut at det kan lønne seg å hente inspirasjon fra andre og at det ligger store besparelser i å anskaffe riktig TMS (Transport Management System).

– Vi har effektivisert informasjonsflyten og våre distribusjonsrutiner, påpeker Jensen. Det er transportadministrasjonssystemet Log:nett, utviklet av Transportnett, som har gitt mulighetene for millionbesparelsen.

I 2010 kjempet flere tilbydere om Allkopi kontrakten.

– Vi valgte Transportnett ut fra kvalitet, brukererfaring og referanser. Sammen med systemleverandøren har vi utviklet ny funksjonalitet i løsningen tilpasset vårt behov, forteller Jensen.

140.000 forsendelser årlig

Med Log:nett har Allkopi nå kontroll på nærmere 140.000 årlige forsendelser.

– Vi kan ta ut nøyaktige transportstatistikker, noe som var umulig i vårt egenutviklede transportadministrative system, sier Jensen. Han kan fortelle at TMS-løsningen var nedbetalt i løpet av ett år. 

Omorganisert

Transportnetts TMS-løsning er primært utviklet for stykkgodshåndtering hos store transportselskaper.

– Vi har til sammen 20 avdelinger hvorav 11 benytter Log:nett. Når omorganiseringen i Allkopi er fullført i første halvår i år får også de øvrige avdelingene tilgang, forteller Jensen.

Transport for 15 millioner

Selskapet har årlige transportkostnader er på ca. 15 millioner kroner.

– Oppdragene fordeles ut fra størrelse og distribusjonstid. På f.eks. ekspressleveranser benyttes enten egne budbiler eller eksterne transportører, påpeker Jensen.

Gode logistikk- og transportløsninger er avgjørende for å tilfredsstille kundenes krav til rettidige leveranser. – I 2006-2007 utviklet vi vårt ERP-system BIG. Ledelsen ønsket å få mer ut av sitt TMS-løsningen med blant annet statistikktilgang, men det lot seg ikke gjøre. Våren 2011 installerte vi Log:nett fra Transportnett som dekker vårt behov på dette området, sier Jensen.

Full kontroll

– Fra vårt eget utviklede ERP-system BIG sendes alle opplysninger om avsender, mottaker, avdeling, telefonnummer og mottakers referansenummer til ordresystemet og rett inn i Log:nett. Når pakken er ferdigprodusert scannes den med en håndholdt terminal gjennom alle ledd fra lager, transportør og til den er fremme hos kunde og signeres, forklarer distribusjonslederen.

– Når Allkopi har produsert et oppdrag som for eksempel arkitekttegninger, sendes bestillingen som en melding i Log:net. Når den er godkjent trykker vi transportetiketter og EDI-melding til Jensen som kontakter aktuelle transportører i Trans:log, sier Jan Ole Hansen, daglig leder i Transportnett AS. – Her tildeles ordren, og en budbil plukker opp tegningen og kjører den til kunde. Kunden kvitterer for mottatt tegning på en PDA hvorpå status på forsendelse blir presentert for Allkopi i Log:nett. Dette gir Allkopi full kontroll over leveransekjeden fra bestilling av dokumenter til levering hos kunde, understreker han.

Nettkontakt

TMS-løsningen øker også transportsikkerheten for Allkopi. Ved hjelp av GPS-sporing vet man til enhver tid hvor pakken befinner seg i transportkjeden.

- GPS-sporing på PDA sikrer riktig levering til rett sted. Kreves raskere kundelevering prioriteres pakkeforsendelsen. Med Log:nett skjer all kundekontakt via nett i motsetning til vårt gamle system hvor vi var telefonavhengig, sier Jensen.