Trengte 100 vikarer i fei på grunn av forsinket leveranse

Logistikksenteret til Europris i Moss er Norges største i sitt slag med 83.000 kvadratmeter som forsyner 285 Europris-butikker. Et sånt anlegg har stort behov for kvalifiserte vikarer som kan steppe inn på kort varsel.

Det var tilfellet da en stor leveranse som var forsinket på grunn av geopolitiske uroligheter kom til kai i februar.

– Vi lever ikke upåvirket av den spente verdenssituasjonen. Mange fraktskip må styre unna Suezkanalen og seile rundt Afrika, så det er lengre ledetid på varene og vanskeligere å forutse volumet som ankommer logistikksenteret, sier Thomas Fosstveit, som er direktør for logistikksenteret til Europris i Moss. 

Fikk utfordringen

Randstad fikk dermed utfordringen med å skaffe rundt 100 vikarer på svært kort tid.

– For oss ble dette en utrolig spennende utfordring, som vi kastet oss rundt for å løse, sier Cathrine Torsvik, kundeansvarlig for Europris hos Randstad i en pressemelding.

Vikartilkalling har tradisjonelt vært preget av ringelister, excelark og gule lapper. For å forenkle og profesjonalisere prosessen leverer Randstad den egenutviklede appen PlanDay som gir kunden full oversikt og enkel tilgang på vikarer.

– PlanDay var en av tingene som veide tungt da vi innledet samarbeidet med Randstad. Tidligere var vikartilkalling en manuell prosess, så det ønsket vi å endre, sier Fosstveit.

Fra Europris sin side planlegges bemanningsbehovet på ukenivå innenfor de ulike avdelingene, og alt legges inn i PlanDay. Appen har gitt Europris bedre forutsigbarhet slik at de på et tidligere tidspunkt kan si ja til ferieønsker og annet planlagt fravær.

– Vi føler virkelig at dette er blitt «vår» app, med vår skreddersøm. Vi ser veldig mange fordeler med den. Vi kan for eksempel ligge mer i forkant med den overordnede planleggingen av bemanningen, slik at vi på et tidligere tidspunkt kan si ja til ferieønsker og annet planlagt fravær, sier Fosstveit.

Egen kompetanseprofil

Siden vikarene er registrert med kompetanseprofil, blir oppdragsforespørslene også mer presise. Vikarene kan også legge inn egen tilgjengelighet i appen, i tillegg til å sende beskjeder eller motta pushvarsler.

Mens PlanDay-appen bidrar til effektiv flyt av folk og oppdrag, er den bare effektiv hvis grunnarbeidet med vikarpoolen har vært godt. Derfor har Randstad også hatt en egen representant på plass «på gulvet» i Moss for å følge opp både vikarer og kunde.

– Vi ønsker ikke bare å være en streit kundeleverandør. I et partnerskap jobber vi sammen for å bli bedre hele tiden. Europris har også veldig gode onboarding- og offboardingopplegg. Det har sikret at vikarene er i gang på rekordtid og er kommet godt inn i miljøet de skal jobbe i. Det er oppskriften på suksess, sier Torsvik.