Jorda rundt med Kongsberg Maritime

På Kongsberg Maritime i Horten sysler de med dynamisk posisjonering og navigasjonssystemer til skip, fra fiskebåter til handelsskip og marinefartøyer. Undervannsonarer og ekkolodd er viktige produkter som går ut fra Horten. For ikke å snakke om miniubåtene Hugin og fangstkontrollsystemer til fiskefartøyer.

– Men vi er også del av et større konsern og kundene etterspør til tider prosjektleveranser der flere avdelinger av Kongsberg Maritime og Kongsberg Gruppen er involvert, forteller Jan Hilleren, Manager Forwarding Department i Subsea Divisjonen i Kongsberg Maritime Sensors & Robotics.

Da nedsettes gjerne et prosjektteam med deltakere fra berørte deler av konsernet. Teamet kartlegger når de ulike delforsendelsene er ferdige og hvor de skal samlastes.

– Jeg kan illustrere mangfoldet i våre transporter ved å si at bare på den vestlige halvkule har vi hatt leveranser fra Alaska til Sydpolen, bemerker han.

Når jeg blir vist rundt på utgående lager ser jeg alt fra småpakker til digre trekasser og blir fortalt om miniubåtene som kan fylle en 20 eller 40 fots container. Dette er i sannhet en sammensatt logistikk.

Transportemballering og merking - ingen bijobb

– Vi har så mange dyre produkter at vi vektlegger solid emballering, skyter Jan inn og understreker at det fort kan bli dyrt å spare penger på dette området.

På dette området har Kongsberg Maritime gått grundig til verks og er blant annet i direkte dialog med flere emballasjeprodusenter. Jan viser meg kasser påmontert sjokksensorer som avslører uforsiktig håndtering. Opplasting og stuving på lastebil og i containere overlates til transportørene, bortsett fra der Kongsberg Maritime har egne lastbærere. Men Jan understreker at de titt og ofte forlanger bildebevis for at godset er forsvarlig lastet og sikret.

Under lagerrunden konstatere jeg at her brukes det nøye utformede transportetiketter der «djevelske detaljer» som ordrenummer, kontaktperson, vekt og mål oppgitt i samme dimensjoner er tatt med. ISO-standarder med opplysninger om håndtering av godset brukes både på trekasser og annen emballasje som går ut fra bedriften.

– Vi bruker lim på transportetikettene som gjør at de ikke faller av i fuktig klima og anonymiserer godset. Ved tvil stifter vi dessuten etikettene fast til transportkassene, tilføyer Jan.

Hvorfor følge formaliteter?

Det er langt fra «varer over disk» som Kongsberg Maritime selger. Her finnes både farlig gods som batterier og utstyr underlagt krav om eksportlisens fra Utenriksdepartementet. For ikke å glemme diverse landspesifikke innførselsrestriksjoner.

– Vi har i Kongsberg Gruppen laget et elektronisk system som tar høyde for dette, sier Jan.

- Om en forsendelse er av typen farlig gods og er underlagt eksportrestriksjoner, har Kongsberg Maritime lagt inn en sperre i sitt ERP-system. Det betyr at utstedelse av handels- og fraktdokumentene som hører til forsendelsen låses inntil disse formalitetene er klarert.

– Du er selv forhenværende tollrevisor. Men dere overlater langt på vei fortollingen til deres transportører?

– Ja! Men vi har en egen person som ettergår fortollingen fra transportørene. Også han er tidligere toller. Men det vi jobber kontinuerlig med er å klassifisere alle våre varer riktig etter tolltariffen. Det er jo vi og ikke speditørene som her sitter på spesialkunnskapene. Dette arbeidet har resultert i at vi har så godt som aldri hatt kunder eller utenlandsk tollvesen som har bestridt vår fortolling. Dette har vi spart mye tid og ergrelser på. Norsk tolltariffnummer og opprinnelsesland ligger også i våre dokumenter ved eksport.

For å effektivisere vareflyten jobber ellers Kongsberg Maritime med i økende grad å organisere direkteleveranser fra produsentens sted til kunden.

– Det er ikke noe poeng av vareforsendelser bare ankommer Horten for bokstavelig talt kun å snu i døra dersom transportveien fra produsent til mottaker er langt kortere, understreker Jan.

Men Jan og hans kollegaer er også klare over at slik trekanthandel, ikke minst innenfor EØS og med Storbritannia, kreves momsregistrering for at Kongsberg Maritime ikke blir sittende igjen med momsen som «Svarteper».

Elektronisk dokumentasjon – og «papirtigre»

Med så mange markeder som Kongsberg Maritime opererer på er dessuten riktig håndtering av handelsdokumenter viktig for at vare- og pengeflyten skal fungere effektivt. Mens fakturaer og pakklister gjennomgående produseres elektronisk, dominerer «papirtigrene» ennå i fraktverdenen, med unntak for deres transportleverandør DHL Express.

– Særlig enkelte arabiske land insister ennå på at handelsdokumenter skal underskrives og stemples av handelskammer eller konsulatavdelingen til ambassaden – og med tilhørende gebyrer. Men når vi gjør de samme kundene oppmerksomme på at de blir etterfakturert for disse ekstrakostnadene opplever vi at en del kjøpere «plutselig» viser seg å være langt mer fleksible når det gjelder disse kravene enn de var i utgangspunktet.

Så hvorfor er Kongsberg Maritime så nitid nøye med å følge allehånde formaliteter? Svaret er opplagt. Det sparer tid, kostnader og ergrelser og etterlater inntrykket av å være en seriøs bedrift, både overfor kunder, leverandører og kontrollmyndigheter.

Vareflyt og transportører

Heller ikke Kongsberg Maritime har gått fri fra de flaskehalsene som for tiden preger internasjonal transport og da særlig forsinkelsene sjøveis. Det samme gjelder manglende flyfraktkapasitet fordi så mange passasjerfly står på bakken.

Dette kompenseres et stykke på vei av at bedriften er en omfattende bruker av DHL Express' tjenester, ja sågar for flyfraktforsendelser på inntil to tonn. DHL er heller ikke perfekte.

– Men vi får rask oppfølging ved avvik, understreker Jan.

Med mange krevende kunder og høyverdivarer er transportkvalitet viktig, understreker Jan.

– Etter 15 år i bransjen vet jeg en god del om hvilke transportører som er gode på hvilke markeder – og hvem som ikke er det, understreker han.

Det å få med farlig gods, særlig på fly eller egne containere fraktet sjøveien kan være en utfordring. Men det betyr ikke at Jan og hans kollegaer ikke finner løsninger også på dette.

Leveranser og leveringsbetingelser

Kongsberg Maritime er «heldige» i den forstand at de aller fleste produktene og forsendelsen får plass i konvensjonelle lastbærere, som containere og lastebiler. Når det gjelde bruken av leveringsbetingelser har man for utgående forsendelser i stor grad havnet på FCA og DAP etter Incoterms®.

Den varianten av FCA, der Kongsberg Maritime som selger organiserer og legger ut for frakten, men for kjøpers regning og risiko, brukes også, ikke minst ved forsendelser av reservedeler. Dersom en overivrig selger foreslår å «kline til» med DDP-betingelsen, som innebærer at Kongsberg Maritime også påtar seg kostnadene og risikoen som importør i kjøpers land, blinker derimot de røde varsellampene hos Jan og andre.

Kongsberg Maritime har, som del av et konsern med kontorer i 34 land verden, den fordelen at lokale representanter ofte står som sluttselger til kunder i samme land.

– Vi er veldig bevisste på å sende handelsdokumenter der vi har utekontorer til disse for korrigering og sluttgodkjenning, poengterer Jan.

- Det er våre folk der som sitter med førstehåndskunnskapene og kontaktene som gjør at godset for eksempel ikke stopper opp i tollen. Ikke minst på markeder med krevende importformaliteter som for eksempel Brasil, India og Russland, sparer denne kvalitetssikringen oss for mye bryderi, understreker han.

Opprinnelsesregler i frihandelsavtaler og krav om tilstrekkelig bearbeiding av varer for å oppnå tollfordeler er også en utfordring for bedrifter med internasjonale forsyningskjeder.

– Ved å sende et produkt tilvirket i Spania og direkte derfra til en sørkoreansk kunde sparte vi åtte prosent toll i forhold til om dette produktet skulle ha gått via Norge, forteller Jan. Dette pga. kravet om direkte vareforsendelser både i EUs og EFTA-landenes frihandelsavtaler med Sør-Korea.

Koblingen transport- og betalingssikring

Bevissthet om koblingene transport-betalingssikring kan være lett å glemme i iveren etter å kapre nye utenlandskunder. I Kongsberg Maritime har man opparbeidet seg atskillig kompetanse og erfaring med bruk av remburs for sikre betaling på mer krevende markeder.

Jan forteller om et aktuelt tilfelle der Kongsberg Maritime har holdt igjen leveranser og fått forlenget rembursfristen for klart å kommunisere til kunden; pengene først, deretter sender vi varene.

– Men våre selgere ber i en rekke tilfeller også om forskuddsbetaling – og oppnår det ikke sjelden heller, smiler Jan lurt.